Home > Uncategorized > Gizli Kahramanımı Kaybettim (Yönetici Asistanı Aranıyor)

Gizli Kahramanımı Kaybettim (Yönetici Asistanı Aranıyor)

Size asistanımdan bahsetmek istiyorum. Bir asistan ne iş yapar ve bir iş için ne kadar önemlidir? İyi bir yönetici için iyi bir asistan çok şey ifade eder.   Hatta size “yöneticinin ne kadar iyi olduğu asistanının duruşundan belli olur” desem abartmış olmam. Ne abartması? Yanından bile geçmem! Çünkü söylediğim şey kelimesi kelimesine doğru. Bir yönetici asistanı ne kadar donanımlıysa o yöneticinin eli de o kadar güçlüdür.   Neyse ben kendi asistanımdan bahsedeceğim demiştim.   Sessiz sedasız, hanım hanımcık, dışarıdan bakınca içine kapanıkmış gibi duran bir kızcağızdır Tuğçe. Ama bu harikulade insan benim pek çok kez dayanağım oldu. Acaba olur mu, yapar mı, altından kalkabilir mi diye düşünürken ‘hiç ummadığınız birinden beklentilerinizin çok üstünde performanslar alabileceğinizin’ kanıtı oldu adeta.   Özenli bir dil, saygılı bir üslup, titiz Türkçe kullanımı, mükemmele yakın bir İngilizce, tüm naif ve zarif edasına rağmen yenilgiyi asla kabul etmeyen, pes etmek nedir bilmeyen kararlı bir yapı…   Hep bir faydalı olma kaygısı, hep bir çalışkanlık, hep bir özveri… ve daima tevazu!   Bir insan hep mi alçak gönüllü olur? Hiç mi bir başarıyı sahiplenmez, hiç mi bir teşekkür ve iltifatla övünmez, hiç mi şımarmaz?..   Tuğçe böyle bir kız işte. Daima gülümser. Tebessümü o kadar süreklidir ki artık normal yüz ifadesi o zannedersiniz. Kızgın ya da üzgün olduğunu bile kolay kolay anlayamaz dışarıdan birileri; anlamak için uzun zamandır tanıyor olmanız lazım. Telefonda konuşsanız sanki konuşurken sürekli gülümsüyor sanırsınız. Öyle pozitif bir enerjisi vardır.   Peki benim için neler yapar ve nasıl çalışır bu Tuğçe Hanım; tamam gelin şimdi buna bir bakalım.   Öncelikle bu kızın profesyonel bir yönetici asistanı olmadığını belirteyim. Öyle konuyla ilgili herhangi bir diploma – sertifika benzeri belgesi ya da herhangi bir referansı yoktur. Hatta başta da söylediğim gibi acaba yapabilir mi diye düşünüyorduk önceleri. Ama bırakın yapmayı canına bile okudu – ki bunu tamamen samimiyeti ve iyi niyetiyle başardı. Bir işi başarmak için ille de o işin uzmanı olmak gerekmediğini hem bana hem kendisine kanıtladı.

Bir yönetici asistanı olarak neler yapar? Temel olarak çok basit:

 

  • Araştırmaları yapar.
  • Yazışmalar yapar.
  • Çalışanlara hatırlatmalar / uyarılar yapar.
  • Bana her sabah ve her akşam ajandayı sunar.
  • Sağ kolumdur.

 

Peki nasıl çalışır Tuğçe?

Nasıl başarılı olduğunu ve kendisini herkese nasıl sevdirdiğini de maddeler halinde anlatmaya devam edeyim.   Kendisine söylediğim işlerin peşini asla bırakmaz. Yapabiliyorsa kendisi halleder, elinden gelmeyenleri ise bana sürekli hatırlatır, usandırana kadar her fırsatta tekrar tekrar hatırlatır ama sonuna kadar o işi kovalar.   İnternette gezmeyi sever; icabında saatlerce takılır. Bilgi kovalamakta maharetlidir ve bunu yapmaktan da hoşlanır.   Araştırma yapmak ve raporlamakta üstüne yoktur. İş akışını ve gelişmeleri ne zaman istersem bana hemen ayrıntılarıyla raporlayabilir.   Bana 7/24 ulaşma hakkı olan tek insandır (eşim hariç tabi).   Harvey Specter için Donna Paulsen neyse benim için de Tuğçe odur.   Her açığımı kapatır. Yokluğumu iyi idare eder. İnsanlara tatlı dille hükmedebilir.   Bir iletişim uzmanıdır desek yeridir. Benim adıma birileriyle telefon görüşmesi yapabilecek kadar cesur, iş bitirebilecek kadar da gözüpektir.   Kendisine sonsuz güvendiğimi bilir. Hatalarını ya da hatalarımı asla açığa çıkarmayız; dışarıdan kimsenin haberi olmadan hemen hallederiz.   Bir şey istiyorsam ona gerçekten ihtiyacım olduğunu bilir. Benim istediğim bir işi her şeyin önüne koyar. En önce onu halleder, sonra diğer işlere geçer.   Hiçbir işi öylesine yapmaz, eksik – gedik, yarım yamalak bırakmaz. Hatta fazlasını yapar. Size çalışma şekli ve şevkinden şöyle bahsedebilirim.   Örneğin ben bir müşteri ya da potansiyel müşteri hakkında bilgi istesem bana sadece ad soyad, telefon ve email gibi temel bilgileri vermez; müşterinin firma bilgilerini, sektörünü ve iş kolunu, en iyi yaptıkları şeyi ve öne çıkan özelliklerini, kimlerle çalıştıklarını, rekabet ettiği firmaları, bizimle çalışmış ise onlar için neler yaptığımızı vb. özetleyen bir mail gönderir.   Ya da bir şehre uçak bileti rezervasyonu yapmasını istesem o uçak bileti rezervasyonunun yanında bana;

  • en sevdiğim araba modelinin müsait olduğu rent a car ofislerinin konum ve iletişim bilgilerini
  • kalabileceğim otellerin ön büro / rezervasyon müdürlerinin isim ve telefon numaralarını
  • o şehirde varsa önceden çalışmış olduğumuz veya halihazırda çalışmakta olduğumuz müşterilerin bilgilerini
  • şehirdeki görüşmek isteyebileceğim kurum – kuruluş ya da kişilerin isim ve iletişim bilgilerini
  • ve orada bulunacağım süre içerisindeki hava durumu tahminlerini de verir.

Bunların hiç birini ben ondan talep etmem ama O yine de verir çünkü bunların benim için altın değerinde bilgiler olduğunu bilir. Ben de O’na müteşekkir olurum.   İşte benim böyle harika bir asistanım var. Böyle bir asistanı olan bir iş insanının başarılı olmaması mümkün müdür sizce? Başarısız olmak için çok uğraşması lazım! Bu da mümkün değil çünkü başarısız bir insan da böyle bir asistana sahip olamaz.   Peki şimdi size durup dururken bunca zamandır gizli kalmış asistanımdan niye bahsettim? Kimliğini mi ortaya çıkaracağım? Hayır. Övgü mü istemişti? Elbette hayır. Öne çıkmamak, gizli kalmak hep O’nun tercihiydi ve ben bu tercihe sonuna kadar saygı duydum, duyuyorum ve duyacağım.   Başka bir kariyeri olabilecekken tam bir buçuk yılını bana ayırdı ve bunu yaparken de lütfeder gibi değil, müthiş bir azim ve isteklilikle yaptı. Sanki bir stajyer gibi mütevazı, kırk yıllık uzman gibi işine hakim ve kendinden emin, hızla yükselmek isteyen bir girişimci gibi de tutkulu çalıştı.   O’ndan bahsediyorum çünkü dayanamadım. Çünkü şimdi içim acıyor. Zira O’nunla yollarımız ayrılıyor. Zaten oradan geldiği A.B.D.’ye uzun süreliğine geri dönmek zorunda. Ve itiraf etmeliyim ki bu benim için önemli bir kayıp. Tuğçe’nin gönlümdeki yeri elbette ayrı; ne kadar profesyonel olmaya çalışsak da O benim için bir kız kardeşti.   O’nun yerini doldurmak kolay değil tabi. Ama dolmak zorunda. Sonuçta iş yapıyoruz. Şimdi yeni bir asistana ve sağ kola ihtiyacım var. Asistanım olmak isteyen var mıdır acaba?…   İlgilenenler iletişime geçebilir.

Leave a Reply